Elektroniczne faktury w dzisiejszych czasach są standardem. Jest to związane z ciągle rozwijającą się technologią. Księgowym najwięcej czasu zajmuje ręczne wprowadzanie danych do systemu księgowego oraz ich weryfikacja. Dlatego warto skorzystać z nowinki technologicznej i wdrożyć w dziale księgowości aplikację, która dzięki zastosowaniu mechanizmów rozpoznawania tekstu (OCR) odczyta dane z zeskanowanej faktury. Wyniki poprzez wprowadzenie aplikacji OCR były zadawalające i pozwoliły korzystającym na obniżenie kosztów wprowadzania dokumentów nawet 50 %.
biuro księgowe Szczecin wskazuje, że owa aplikacja ze zeskanowanych dokumentów papierowych oraz wygenerowanych elektronicznie faktur w PDF pobiera informacje takie jak: numer faktury, dane kontrahenta, data wystawienia, sprzedaż czy zapłaty oraz rejestr VAT. Księgowa jednym kliknięciem zaimportuje do programu księgowego. Technologia OCR nie rozpoznaje jedynie faktur wystawianych ręcznie. Przy wyborze aplikacji do odczytu należy zwrócić uwagę na skuteczność, ponieważ dostępne są mechanizmy, które nie radzą sobie z wydrukami z różnych drukarek. Najlepsze rozwiązania są w stanie zapewnić poziom 95% skuteczności odczytu. Warto również zwrócić uwagę na zdolność danej aplikacji do integracji z zainstalowanym w firmie systemem księgowym. Mechanizm OCR pozwala również odczytać dane z faktury, które pomogą w pracy również innych działów firmy.
Pomagają w przekazywaniu danych z faktur do programów magazynowych, księgowych, zakupowych i ERP. Zautomatyzowane odczytywanie informacji pomaga oszczędzić czas przy prowadzeniu firmy, przy wielu działach pracy. Jest również możliwość tworzenia zestawień dotyczących rodzaju i struktury dokonywanych zakupów. Ułatwi to firmom planowanie zapotrzebować na konkretne towary, usługi. Dodatkowym atutem jest elektroniczne archiwum, gdzie trafia każda zeskanowana faktura. Daje to możliwość łatwego i szybkiego wyszukania faktury w każdym momencie, bez zbędnego kartkowania segregatorów. Strukturyzuje on procesy związane z obiegiem dokumentacji i zapobiega problemom takim jak np. zgubienie danej faktury.